Geschäftsreisen schnell und professionell buchen: 6 Tipps für Mittelständler

Mittelständische Unternehmen in Deutschland pflegen traditionell den persönlichen Kontakt zu Geschäftspartnern und Kunden und reisen dafür quer durchs Land. Während Großunternehmen in der Regel über eine eigene Reisestelle verfügen, sind die Sekretariate der Mittelständler meist selbst für Reise-Buchungen verantwortlich.

Mit den Tipps des DB-Geschäftskundenprogramms "bahn.business" können diese auch mit begrenzten Ressourcen professionelles Travel Management betreiben.

1. Der Reisende steht im Mittelpunkt

Die Faktoren Reisezeit, Reisekosten, Flexibilität und Komfort spielen beim Buchen der Dienstreise eine entscheidende Rolle. Kennt der Buchungsverantwortliche den Reiseanlass und die Bedürfnisse der Kollegen, kann er die Faktoren optimal kombinieren und so maßgeblich zum erfolgreichen Verlauf einer Dienstreise beitragen. Denn: Nur wer fit und erholt am Zielort ankommt, kann den Geschäftspartner auch überzeugen. Aus diesem Grund überzeugt nicht unbedingt das Last-Minute-Schnäppchen oder die halbe Stunde Zeitersparnis, wenn der Geschäftsreisende sich während der Reise kaum entspannen und auf den Termin vorbereiten kann.

Bei Städtereisen bis 600 km Entfernung zeigt die Erfahrung, dass die Reise per Bahn - wenn überhaupt - nur unwesentlich länger dauert als eine Flugreise. Dabei sitzt der Reisende komfortabel in der 1. Klasse, kann arbeiten, im Internet surfen, telefonieren oder einfach nur mal aus dem Fenster schauen.

2. Zeit ist Geld - Effizienz bei der Reisebuchung

Zahlreiche Dienstreisen zu koordinieren und zu buchen und ist aufwendig, insbesondere bei komplexen Reiseverläufen. Um Prozesse zu vereinfachen kann es deshalb Sinn machen, auf die professionelle Unterstützung eines Reisebüros zu setzen. Allerdings ist die persönliche Beratung mit Extrakosten verbunden.
Eine Alternative stellen Online Booking Engines (z.B. Onesto, Cytric und Atlatos) dar. Hier gibt es keine persönliche Beratung, dafür aber direkten Zugriff auf eine leistungsfähige Online-Buchungsmaske. Die gesamte Reisekette lässt sich hier buchen – allerdings auch verbunden mit zusätzlichen Nutzungsgebühren.

Mittelständlern mit überschaubaren Reisevolumen buchen oft direkt beim Mobilitätsanbieter (z.B. Deutsche Bahn, Lufthansa oder Sixt) und nutzen kostenlose Vergleichsportale bei der Hotelbuchung (z.B. HRS, Booking). Der Vorteil: Die Buchung direkt beim Anbieter ist oft kostengünstiger und bietet die Möglichkeit, an speziellen Business-Programmen teilzunehmen, die oft einen zusätzlichen Service bieten.

3. Business-Programme - mehr als nur Punkte sammeln

Viele Mobilitätsanbieter haben eigene Business-Programme für Firmen entwickelt. Dort bündeln sie spezielle Services, Konditionen und Prämien, von denen Firmen profitieren können. Das kostenfreie Geschäftskunden-Programm "bahn.business" stellt Kunden ein übersichtliches Buchungsportal zur Verfügung, das alle Bahn-Reisen im Unternehmen effizient verwaltet. Bei der Ticketbuchung gibt es Preisnachlässe von bis zu fünf Prozent, die mit dem BahnCard Business-Rabatt kombinierbar sind. Hinzu kommen spezielle Services, wie die verlängerte Möglichkeit zur Ticketrückgabe oder das kostenfreie Cityticket in der 1. Klasse.

4. Selbstbuchungen ermöglichen

Wenn ein Mitarbeiter seine Geschäftsreisen selbst bucht, kann das für das Sekretariat eine willkommene Entlastung sein. Allerdings nur, wenn die Rahmenbedingungen dafür stimmen. Voraussetzung ist, dass die Selbst-Buchungen transparent erfolgen und die Abrechnung klar geregelt ist. Einige Buchungssysteme bieten daher die Möglichkeit, Reisende mit Selbstbucher-Logins auszustatten und ihnen so die eigenständige Buchung der Dienstreise über das zentrale Zahlungsmittel zu ermöglichen. Das ist für den Reisenden komfortabel und gibt ihm ein hohes Maß an Flexibilität.

Diesen Service bietet auch das bahn.business-Buchungsportal mit den Selbstbucher-Accounts für Mitarbeiter. Hiermit ist die Reisebuchung sogar von unterwegs möglich, über die Handy-App "DB Navigator". Ein umfangreiches Reporting gibt der Firma gleichzeitig vollen Überblick über alle Buchungen und Kosten.

5. Firmenkreditkarten sind trumpf

Reisekostenabrechnungen können extreme Zeitfresser sein. Mit Firmenkreditkarten können Mittelständler diesem Problem entgegentreten. Reisestellenkarten bzw. Company Accounts sind dafür gedacht, als zentrales Zahlungsmittel bei der Buchung von Dienstreisen eingesetzt zu werden. Alle Buchungen werden dann über ein Firmenkonto abgerechnet. Zudem gibt es eine komfortable Sammelabrechnung, die jede Position nachvollziehbar aufführt (Anbieter sind z.B. AirPlus und American Express). Solche Reisestellenkarten können im bahn.business-Portal hinterlegt und jedem Reisenden zugeordnet werden.

Mit Corporate Cards lassen sich auch Spesen und Barauslagen während der Dienstreise minimieren. Mitarbeiter müssen nicht vor Ort über ihr privates Konto in Vorleistung treten und im Anschluss Belege nachreichen. Das vereinfacht die Buchhaltung und erspart Mitarbeitern unnötige Wege.

6. Nachhaltig reisen - ein Erfolgsfaktor

Für den Mittelstand gewinnt das Thema Nachhaltigkeit zunehmend an Bedeutung. Dienstreisen sind ein wichtiger Stellhebel, um den CO2-Fußabdruck der Firma zu reduzieren. Im direkten Vergleich mit Flug und PKW verursacht die Bahn deutlich weniger Emissionen an CO2 und Feinstaub. Die Energie für Fahrten von bahn.business-Teilnehmern wird aus 100% Ökostrom gespeist – für höchst klimaeffiziente Geschäftsreisen.

Wichtiger Nebeneffekt: Geschäftsreisende, die zeigen, dass sie umweltbewusst unterwegs sind, gewinnen oft wichtige Sympathiepunkte bei Kunden. Und so kann nachhaltiges Reisen auch direkt zum Erfolg der Geschäftsreise beitragen.